Privacyverklaring

Versie 13 oktober 2026

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Luistervink Coaching | Strijperstraat 15, 5595 GA Leende | KvK 55866603 | NL001684806B53 | [email protected] | 06-19224566 | www.luistervinkcoaching.nl | Bezoekadres voor gesprekken: Stadhuisplein 10, Eindhoven. Luistervink Coaching is verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen coaching- en klantadministratie, behoudens gevallen waarin de rollen per verwerking anders blijken te liggen.

2. Gegevens, doelen en grondslagen

Voor vragen en contact verwerken wij naam, contactgegevens en correspondentie; grondslag: gerechtvaardigd belang of stappen op verzoek vóór een overeenkomst, afhankelijk van het contact. Voor boeken en uitvoeren van gesprekken verwerken wij contact-, afspraak- en communicatiegegevens; grondslag: uitvoering van de overeenkomst of noodzakelijke stappen daarvoor. Voor betalingen en administratie verwerken wij transactie- en factuurgegevens; grondslag: uitvoering overeenkomst en wettelijke verplichting. Voor beveiliging kunnen technische loggegevens worden verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang, na belangenafweging. Gegevens worden niet zonder afzonderlijke grondslag gebruikt voor marketing.

3. Gespreksinhoud en bijzondere persoonsgegevens

In gesprekken kunnen gevoelige onderwerpen aan bod komen. Luistervink legt geen medische diagnoses, gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens vast in gespreksaantekeningen. Ook neutraal geformuleerde informatie kan in context gevoelig zijn; daarom worden alleen noodzakelijke praktische vervolgpunten op papier genoteerd. Er worden geen audio- of video-opnamen of automatische transcripties gemaakt. Deelnemers mogen ook zonder notities deelnemen. Het verwerken van gegevens tijdens het gesprek en via externe communicatiediensten wordt afzonderlijk beoordeeld; het niet bewaren van gezondheidsgegevens betekent niet dat de AVG buiten toepassing is.

4. Papieren notities en bewaartermijnen

Uitsluitend korte, neutrale papieren notities over praktische vervolgafspraken worden afgesloten bewaard en vertrouwelijk vernietigd. Medische of andere bijzondere persoonsgegevens worden niet genoteerd. Voor particulieren geldt als beleidsuitgangspunt maximaal zes maanden na het laatste gesprek; voor jaarlijks terugkerende zakelijke check-ins maximaal twaalf maanden na het laatste gesprek, uitsluitend voor zover noodzakelijk voor continuïteit. Bij ieder vervolgcontact wordt beoordeeld welke oudere notities nog nodig zijn. Eventuele wettelijke bewaarplichten gaan voor. Administratieve en fiscale gegevens hebben eigen bewaartermijnen.

5. Vertrouwelijkheid bij werkgevers

De werkgever krijgt geen inhoud van individuele gesprekken, papieren aantekeningen of gezondheidsgegevens. Ook informatie over deelname of planning wordt uitsluitend gedeeld voor zover noodzakelijk en rechtmatig; betalen geeft geen automatisch inzagerecht. Eventuele algemene inzichten worden alleen gedeeld als individuele medewerkers ook indirect niet herkenbaar zijn.

6. Amelia, Mollie, WordPress en Google Meet

Online boekingen verlopen via Amelia binnen de WordPress-website. Boekingsgegevens worden in de WordPress-omgeving opgeslagen, afhankelijk van de configuratie en integraties. Betalingen verlopen via Mollie, die gegevens voor de betaaldienst verwerkt en voor bepaalde doeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke kan zijn. Online gesprekken verlopen via Google Meet; Luistervink maakt niet standaard opnamen of transcripties. Daarvoor worden de volgende diensten gebruikt (stand 14 oktober 2026):

Cloudflare, Amazon en Google zijn Amerikaanse bedrijven. Doorgifte buiten de EER is daardoor mogelijk; deze bedrijven zijn gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework.

7. Delen, beveiliging en datalekken

Gegevens worden niet verkocht. Verstrekking aan boekhouder, hoster, boekings-, betaal- of communicatiediensten gebeurt uitsluitend voor rechtmatige doeleinden. Waar vereist worden verwerkersovereenkomsten gesloten en internationale doorgiften afgedekt. Papieren aantekeningen worden afgesloten bewaard; digitale accounts en de website worden passend beveiligd met toegangsbeperking, updates en waar mogelijk multifactorauthenticatie. Er is een interne procedure nodig voor datalekken en verzoeken van betrokkenen.

8. Privacyrechten en klachten

Betrokkenen kunnen onder de wettelijke voorwaarden verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming via [email protected]. Luistervink reageert in beginsel binnen één maand, behoudens wettelijke verlenging. Klachten kunnen worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Cookies en wijzigingen

De website is bedoeld uitsluitend noodzakelijke cookies en vergelijkbare technieken te gebruiken. Dit is op 14 oktober 2026 technisch gecontroleerd; zie de cookieverklaring. Bij niet-noodzakelijke technieken wordt vooraf geldige toestemming gevraagd. Wijzigingen in verwerkingen leiden tot aanpassing van deze verklaring.